Se fue alguien del equipo: qué accesos cerrar y en qué orden

Respuesta corta: cerrá primero el correo y el usuario principal, porque desde ahí se recuperan casi todas las demás contraseñas. Después los sistemas donde la persona tenía usuario propio. Y por último, revisá qué quedó a su nombre: suscripciones, dominios, cuentas de proveedores. Lo ideal es hacerlo el mismo día que se va.

Por qué esto importa más de lo que parece

Cuando alguien se va en buenos términos, la baja de accesos se posterga. Total, es una persona de confianza. El problema es que un usuario activo no distingue intenciones: sigue abierto igual, y con el tiempo nadie se acuerda de que existe.

Lo que solemos encontrar cuando revisamos una empresa por primera vez no es un ex empleado haciendo algo malo. Es algo más aburrido y más peligroso: cuentas de gente que se fue hace dos años, todavía activas, algunas con permisos de administrador. Si alguna de esas contraseñas aparece en una filtración —y las filtraciones pasan todo el tiempo—, es una puerta abierta que nadie está mirando.

Las primeras 24 horas

1. El correo y el usuario principal

Esto va primero, y no es un detalle de orden. El correo es la llave maestra: casi todos los sistemas permiten recuperar la contraseña por mail. Si cerrás cinco sistemas pero dejás el correo abierto, no cerraste nada.

Lo que hay que hacer, en este orden:

• Cambiar la contraseña de la cuenta.
• Cerrar todas las sesiones abiertas, no solo cambiar la clave. Si la persona tiene el correo abierto en su teléfono, cambiar la contraseña no siempre lo desconecta.
• Desactivar el usuario en vez de borrarlo. Si lo borrás de entrada, podés perder correos que hacen falta después.
• Redirigir el correo entrante a quien lo reemplaza, para no perder consultas de clientes.

2. Los sistemas con usuario propio

Acá entra todo lo que la persona usaba con su propio nombre de usuario: el sistema de facturación, el banco, el CRM, la herramienta de diseño, el panel del sitio web. La clave es tener la lista antes de necesitarla, y no ir acordándose de a poco.

Un atajo útil si no tenés esa lista: entrá al correo de la persona y buscá mails de "bienvenida", "confirmá tu cuenta" o "restablecer contraseña". Ahí aparece casi todo lo que se dio de alta con esa dirección.

3. Lo que quedó a su nombre

Esta es la parte que más se olvida y la que más caro sale. Cosas que suelen quedar a nombre de una persona y no de la empresa:

• El dominio del sitio web.
• La cuenta de hosting.
• Suscripciones pagadas con su tarjeta o su cuenta personal.
• El usuario administrador de las redes sociales.
• La cuenta con el proveedor de internet o de telefonía.

Si el dominio de tu empresa está a nombre de alguien que ya no trabaja con vos, tenés un problema latente: el día que haya que renovarlo o mover algo, vas a necesitar a esa persona. Y no siempre se la encuentra.

El error más común

Pensar que alcanza con cambiar la contraseña.

No alcanza por tres motivos. Primero, las sesiones ya abiertas pueden seguir funcionando. Segundo, si la persona tenía configurado el acceso en su teléfono, ese acceso puede sobrevivir al cambio. Y tercero, si su cuenta era la de recuperación de otras cuentas, cambiar la contraseña no corta esa cadena.

La baja correcta es: cambiar contraseña, cerrar sesiones activas, desactivar el usuario y revisar de qué otras cuentas era el contacto de recuperación.

Cómo hacer que deje de ser un problema

La solución no es acordarse mejor. Es que no dependa de acordarse.

Tres cosas que cambian la situación de raíz:

• Que todo esté a nombre de la empresa, no de personas. Dominios, suscripciones, cuentas de proveedores. Las personas cambian; la empresa queda.
• Tener una lista viva de qué usa cada uno. Cuando alguien entra se agrega, cuando se va se recorre. Que sea una planilla no importa; que exista, sí.
• Usar un solo sistema de identidad. Si todos los accesos cuelgan de una cuenta central, desactivar a alguien es un clic y no una tarde de investigación.

Esa última es la que más ordena. Es también la más difícil de armar solo, porque implica tocar cómo entra cada persona a cada sistema.

¿Lo querés resolver sin ocuparte vos?

Si te fuiste dando cuenta leyendo esto de que hay accesos que nunca cerraste, es más común de lo que pensás y tiene arreglo. Escribinos por WhatsApp y lo vemos juntos, sin compromiso.