Llega alguien nuevo al equipo: qué tener listo antes del primer día

Respuesta corta: tené listo antes del primer día el equipo configurado, la cuenta de correo creada y los accesos a los sistemas que va a usar —solo esos—. Si además dejás anotado qué se le dio, el día que se vaya la baja te lleva diez minutos en lugar de una tarde.

El costo de improvisarlo

El primer día improvisado tiene un costo que casi nunca se mide. La persona nueva pasa media jornada esperando que le den accesos, alguien del equipo pierde su día resolviéndolo a los saltos, y las contraseñas se pasan por WhatsApp porque hay que salir del paso.

Ese último punto es el que deja secuela. Lo que se resuelve apurado el primer día queda así para siempre: la contraseña compartida que se armó ese día sigue circulando dos años después.

Antes del primer día

El equipo

• Sistema actualizado y antivirus andando.
• Usuario propio con contraseña, no una cuenta genérica.
• Los programas de trabajo ya instalados.
• La copia de seguridad configurada desde el arranque, no "cuando tengamos tiempo".

Las cuentas

• Correo con su nombre, nunca una cuenta compartida ni la de alguien que se fue.
• Verificación en dos pasos activada de entrada. Es mucho más fácil que se acostumbre desde el día uno a pedírselo después.
• Acceso a los archivos de la empresa, con los permisos que le correspondan.

Los accesos a sistemas

Acá está el error más común, y merece su propio apartado.

"Dale los mismos permisos que a Juan"

Es la frase que más desorden genera. Suena práctica y es rapidísima, pero arrastra un problema: Juan lleva cuatro años en la empresa y fue acumulando accesos de todos los roles que pasó. Copiarlos le da a la persona nueva permisos que nunca va a necesitar.

Repetido varias veces, terminás con un equipo donde casi todos pueden entrar a casi todo, y nadie sabe bien por qué. Ahí ya no hay forma de saber quién debería ver qué.

La alternativa no es mucho más trabajo: definir una vez qué necesita cada puesto, y dar eso. Un vendedor necesita el CRM y el correo; no necesita el sistema de sueldos. Escribirlo una vez sirve para todas las altas que vengan.

Y si después le falta algo, se agrega. Es mucho más sano empezar corto y sumar, que empezar largo y no sacar nunca.

El día uno

Media hora bien usada, mostrando cosas que no son obvias para alguien que recién llega:

• Dónde viven los archivos de la empresa y dónde no hay que guardarlos.
• Cómo se pide ayuda cuando algo no anda, y por qué canal.
• Que existen mails que buscan engañar, y que si algo le parece raro, pregunte sin miedo.
• Que nunca se comparte una contraseña, ni siquiera con alguien del equipo.

Ese anteúltimo punto vale más de lo que parece. Si desde el primer día queda claro que preguntar está bien visto, el día que reciba un mail sospechoso te va a avisar en vez de resolverlo por su cuenta.

Anotar lo que se dio

El paso que casi nadie hace y que ahorra el mayor dolor de cabeza: dejar registrado qué equipo se le entregó y a qué sistemas se le dio acceso.

No hace falta nada sofisticado, una planilla alcanza. El beneficio aparece el día que la persona se va: en vez de reconstruir de memoria a qué tenía acceso, tenés la lista. Es exactamente el problema que describimos en qué accesos cerrar cuando alguien deja el equipo, visto desde el otro extremo.

El alta y la baja son la misma lista leída en direcciones opuestas. Si armás bien la primera, la segunda se resuelve sola.

¿Lo querés resolver sin ocuparte vos?

Si querés dejar armado el circuito de altas y bajas para no improvisar cada vez, es de las cosas que más orden traen y menos tiempo llevan. Escribinos por WhatsApp y lo vemos juntos, sin compromiso.